Maestro de terceros

Se ha adecuando el maestro de terceros para que cumpla con las mas altas exigencias de las administraciones de impuestos locales. Sin embargo, todas estas nuevas características son opcionales y para usarlas se deben activar. De los contrario el sistema seguirá trabajando como antes.
 

Separar dígito de verificación y remover otros caracteres

• Utilidad para separar los códigos de los NITs de los dígitos de verificación.

• Capacidad de verificar el dígito de verificación en la creación de los terceros. Esto puede ser configurado para cada tipo de documento de identificación del tercero.

• Verificación que muestra en color rojo a los terceros cuyo dígito de verificación no corresponde con el NIT (sólo aplica para Colombia).

Separar nombre de apellido

• Utilidad para separar nombres de apellidos.

• Configuración de como debe trabajar el sistema con relación a nombres y apellidos del tercero.

Asignar códigos a departamentos (estados) y ciudades (municipios)

• Utilidad para asignar códigos de departamentos y municipios, basado en los nombres de éstos.

• Configuración de como debe trabajar el sistema con relación a códigos y nombres de departamentos y municipios.

Separar dígito de verificación y remover otros caracteres

Para separar el dígito de verificación del código (NIT) que identifica al tercero y/o remover otros caracteres, realice los siguientes pasos:

1. Entre al Maestro de Terceros y por medio del clic derecho seleccione "Utilidades" y luego "Separar dígito de verificación y remover otros caracteres".
    
2. Active la casilla "Separar dígito de verificación del código" y configure la forma como se debe hacer este proceso:
   • Separador: indica el caracter que separa el código del digito de verificación, generalmente es el guión medio "-".
   • Cantidad: indica cuando números corresponden al dígito de verificación, generalmente es 1.
   • No aplicar separación de dígito a terceros que ya lo tiene: active esta casilla para que el sistema no realice este proceso a los terceros que ya tienen un dígito de verificación asignado.
      
3. Active la casilla "Remover otros caracteres del código del tercero", para quitar caracteres indeseados o que no hacen parte del código del tercero (o NIT);
   • Remover: indique los caracteres que desea quitar, como el punto, guión bajo o guión medio.
      
4. Tipo documento: seleccione a que tipos de documentos desea aplicar este proceso.
    
5. Ejemplo: ingrese diferentes códigos de terceros para que pruebe el cambio que realizará el sistema.
    
6. Presione el botón "Iniciar proceso de separación".  Tenga en cuenta que este proceso se puede demorar varios minutos, depende de la cantidad de operaciones creadas.

Si en la ventana de proceso se presentan advertencias (en color azul), revise detalladamente las causas por las cuales no se aplicó el proceso al tercero indicado.

Una vez termine el proceso:

• Se mostrará en color rojo los códigos y dígitos de verificación que no corresponden (esta verificación aplica solo a los tipos de documento que tienen marcado "Validad dígito de verificación", este es el caso del NIT).
• Se mostrará en color rojo los dígitos de verificación que siendo requeridos, no están dados (esta verificación aplica solo a los tipos de documento que tienen marcado "Requiere dígito de verificación", este es el caso del NIT).

Temas relacionados:

• Maestro de Tipos de documentos: Entre al Maestro de Terceros y por medio del clic derecho seleccione "Configuración avanzada" y luego "Tipos de documentos".
• Separador dígito verificación por defecto: Entre al Menú Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Terceros > Separador dígito verificación.
• Creación de terceros: Entre al Menú Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Terceros > Creación de terceros - caracteres permitidos.

Separar nombre de apellido

Si desea manejar el nombre y apellido del tercero en campos independientes, realice los siguientes pasos:

1. Entre al Menú Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Terceros > Manejar nombre apellido en campos independientes, y active la opción "Manejar nombre apellido en campos independientes", luego indique como desea que el sistema maneje el orden de estos cuando aparezcan juntos en listados, informes, reportes, etc.
    
2. La separación del nombre del apellido se puede realizar de 2 formas:
   • A mano, separando por cada tercero el nombre del apellido.
      
   • Por medio de la utilidad "Separar nombre de apellido", para los cual debe seguir los siguientes pasos:
     1. Por cada tercero debe colocar
        - un separador nombre apellido, por ejemplo usaremos el ">": Juan Carlos > López Uribe
        - un separador apellido nombre, por ejemplo usaremos el "<": López Uribe < Juan Carlos
        (Observe que la punto señala los apellidos).
     2. Ahora por medio del clic derecho seleccione "Utilidades" y luego "Separar nombre de apellido", si uso otros caracteres como separadores, indíquelos en la casilla correspondiente.
     3. Presione el botón "Iniciar proceso de separación".  Tenga que los terceros marcados como "Es persona jurídica" no se procesarán.

Si en la ventana de proceso se presentan advertencias (en color azul), revise detalladamente las causas por las cuales no se aplicó el proceso al tercero indicado.

Asignar códigos a departamentos (estados) y ciudades (municipios)

Ahora el programa maneja por defecto los departamentos y ciudades por código (si la configuración del área de trabajo es Colombia), si desea que el programa asigne los códigos correspondientes a ciudades y departamentos, realice los siguientes pasos:

1. Entre al Maestro de Terceros y por medio del clic derecho seleccione "Utilidades" y luego "Asignar códigos de departamentos y ciudades.
    
2. Lea las instrucciones que se dan y luego de clic al botón "Iniciar proceso".

Si en la ventana de proceso se presentan advertencias (en color azul), revise detalladamente las causas por las cuales no se aplicó el proceso al tercero indicado.

Temas relacionados:

• Maestro de Departamentos  y municipios: Entre al Maestro de Terceros y por medio del clic derecho seleccione "Configuración" y luego "Departamentos (estados) y municipios (ciudades)".
• Manejar código o nombre de ciudad/departamento: Entre al Menú Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Terceros > Manejar código o nombre de ciudad/departamento.

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